Niedawno popełniłem tekst o prowadzeniu To Do list i o tym, dlaczego warto je tworzyć. Nie uważam jednak, że istnieją jakieś magiczne środki, które są w stanie zmienić nasze nawyki bez poświęcenia.

Jeśli chodzi o organizację pracy to planowanie na podstawie To Do list to tylko jedna z wielu metod. Tak naprawdę każdy powinien znaleźć dla siebie tę właściwą. Dziś jednak chciałbym przedstawić Wam zagrożenia, jakie niesie ze sobą działanie na podstawie list zadań do wykonania.

Główne zadanie to tworzenie zadań

Jednym ze zgubnych nawyków wpływających na naszą pracę może być prowadzenie To Do listy. Brzmi to dziwnie, jednak jeśli za bardzo skupimy się na przygotowywaniu zadań, to będzie to… nasze główne zadanie. Między innymi dlatego właśnie wybrałem aplikację Microsoft to do – jest prosta, dla wielu może być nawet zbyt prosta. Według mnie pozwala jednak skupić się na najważniejszym, czyli na wykonywaniu zadań, a nie na dopieszczaniu listy w nieskończoność i rozkładaniu zadań na atomy. Przecież wcale nie o to chodzi! Bardzo łatwo jednak wpaść w perfekcjonizm, który nie prowadzi do niczego dobrego, choć sam w sobie może dawać poczucie spełnienia. Nie zapominajmy, że zaczynamy prowadzić listę po to, aby coś zmienić. Jesteśmy pełni entuzjazmu i chcemy to zrobić jak najlepiej. Poświęcamy uwagę na przygotowanie projektów, rozbicie większych zadań na mniejsze, opisanie detali każdej możliwej czynności.

Niekończąca się lista

Jeśli do listy dopisujemy w sposób ciągły nowe elementy, czy tworzymy tam powtarzające się zadania, to w efekcie nasza To Do lista nie będzie miała końca. Niekończąca się opowieść — tak to może wyglądać. Tymczasem w teorii mamy ją przecież wyzerować, a przynajmniej postarać się to zrobić. Jeżeli nagle wpada nam jakieś nieplanowane zadanie, bieżączka to, co robimy? Dodajemy ją do listy! W ten sposób naszych zaplanowanych zadań przestaje ubywać, te cykliczne zaczynają się mnożyć, lista nadal rośnie, kolejka staje się coraz dłuższa i… przestajemy nad wszystkim panować.

Powoduje stres

Zaplanowaliśmy sobie dzień na podstawie zadań z naszej długiej listy zadań, a przecież z krótkiej też mogliśmy zaplanować. W każdym razie wiemy, co chcemy zrobić. Nagle staje się to, o czym wspomniałem we wcześniejszym punkcie – wpada jakieś nieoczekiwane zadanie, którym musimy zająć się natychmiast. Zaczynamy odczuwać stres, ponieważ nie wykonujemy tego, co sobie zaplanowaliśmy. Dochodzi do sytuacji niekończącej się listy. Jednak to, że lista rośnie, a nie maleje to jedna rzecz. Inną jest to, że zaczynamy odczuwać dyskomfort związany z tym, że zawiedliśmy sami siebie — przecież mieliśmy plan, widzieliśmy, co jest do zrobienia, nie udało nam się to. Przejdzie na kolejny dzień, niby nic, jednak odczuwamy pewien dyskomfort. Z jednej strony wiemy, że sytuacja była niezależna od nas, jesteśmy się w stanie usprawiedliwić. Z innej natomiast możemy myśleć, że zmarnowaliśmy czas danego dnia bądź poświęciliśmy go na rzeczy nieujęte na liście, więc możemy zacząć robić sobie wyrzuty. Właśnie w ten sposób lista To Do potrafi generować stresy.

(niezbyt) Dobre planowanie

Większość z nas jest optymistami, jeśli chodzi o szacowanie czasu pracy nad danym zdaniem na liście. Patrząc na poprzednie punkty, brak czasu może prowadzić w złym kierunku. Taki brak czasu bardzo często da się zapewnić samemu sobie poprzez zbyt optymistyczne estymacje zadań z listy. Załóżmy, że planujemy sobie wieczorem to, co chcemy zrobić jutro. Wysoce prawdopodobne jest to, że wrzucimy sobie zbyt wiele na garba. Wykonanie zadania z listy zajmie nam godzinę, zamiast pół, dojdzie do tego jakaś pierdoła, która wybije nas z rytmu, dajmy na to na 15 minut (ot znajomy wyciągnie nas na kawę od biurka bądź będzie chciał się poradzić w jakiejś sprawie). Zaplanowałeś taki obrót zdarzeń? Wątpię. Mało osób planuje sobie takie przerwy i potrafi oprzeć się pokusie pomocy w momencie, gdy zostaną o nią poproszeni. Planując to, co chcemy zrobić, bardzo często przyjmujemy za pewnik najbardziej optymistyczny scenariusz. Takie podejście ma to do siebie, że rzadko występuje w rzeczywistości. To kolejny element, który może przyczynić się do negatywnego wpływu list na naszą pracę. Po co dodawać sobie stresu?

A co z odpoczynkiem?

Już wcześniej wspomniałem, że mało kto planuje odpoczynek. Co z czasem na relaks? Chcąc walczyć z prokrastynacją, zaplanujesz sobie pół godziny na zmarnowanie swoich cennych minut na YouTube? Oczywiście, przejaskrawiam sytuację. Chcę Ci jednak pokazać, że To Do lista to jednak nie jest lek na wszelkie zło związane z brakiem produktywności. Zaplanowanie (optymistyczne) do cna każdej godziny możliwej do poświęcenia na pracę nie jest najlepszym sposobem. Odpoczynek jest równie ważny co skupienie się na pracy. Można by powiedzieć, że należy zaplanować nieplanowanie. To jednak trudna sztuka, nawet jeżeli się o tym pamięta.

Słoń na liście

Umieścisz na liście jakieś ogromne zadanie, które będzie od Ciebie wymagało poświęcenia sporej ilości czasu. Jeśli używasz już jakiś czas listy do planowania zadań, bardzo prawdopodobne jest, że któryś z powyższych punktów już Cię spotkał. Jesteś przyzwyczajony do zastrzyku dopaminy przy wykonaniu zadania. Dopaminy lubisz mieć jak najwięcej, to normalne. Dostajesz ją, gdy wykonasz zadania z listy. Osiągasz sukces, wykonałeś coś, DING, skreślenie, produktywność. Jak to się ma do dużego zadania? Ano tak, że zaczniesz je odkładać. Pod płaszczykiem walki z prokrastynacją zaczniesz prokrastynować. Ale walczysz. Zaczynasz dzielić tego słonia, zjesz go po kawałku. Planujesz coraz to mniejsze zadania, teoretyzujesz, dopieszczasz w najmniejszym szczególe. Czy aby nie jesteśmy przy punkcie pierwszym z tej listy?

Mam nadzieję, że moje dzisiejsze wyliczenia mankamentów list ToDo oraz możliwe czarne scenariusze spowodowały, że zastanowisz się dwa razy nad swoją strategią, nawet jeżeli zdarzyło się, że podczas lektury tego tekstu się ze mną nie zgodziłeś. Chciałbym bowiem zwrócić uwagę zarówno na możliwe pozytywne aspekty metody tworzenia list, jak i czyhające w niej zagrożenia. Wszystko po to, byś był świadomy i mógł spróbować tworzenia listy To Do w mądry sposób. Na każdy z argumentów powyższego wyliczenia bez problemu można stworzyć kontrargument. I o to chodziło.

A jakie są Twoje doświadczenia z listami? Dlaczego nie warto ich używać?

Tutaj znajdziesz poprzedni wpis na temat ToDo List, o tych bardziej pozytywnych aspektach.

Walczę z prokrastynacją. Zacząłem od To-Do ✔

TEMATY:
Najświeższe artykuły