Niedawno uświadomiłem sobie, że mimo tego, że na łamach DailyWeb systematycznie poruszam wątki produktywności, tak ważne w branży wokół której „się kręcimy”, to jeszcze nigdy nie napisałem o systemie GTD.

Nie tak dawno dzieliłem się z Wami sposobem efektywnego picia kawy, jeszcze wcześniej pisałem o aplikacjach, które mogą być pomocne w zarządzaniu zadaniami i o 10 nawykach, których powinieneś się pozbyć, by zyskać więcej czasu w ciągu dnia. Tym razem jednak, o „doprowadzaniu roboty do końca”, czyli systemie Getting Things Done, wymyślonym swego czasu przez Davida Allena. GTD w niektórych publikacjach określane jest jako doskonała metoda na organizację bezstresowego życia, jednak jak dla mnie – określenie to jest nieco przesadzone. Ot, marketingowa przenośnia. Fakt, GTD służy pomocą i pozwala się dosyć dobrze zorganizować, jednak stresu związanego z zaplanowanymi zadaniami czasami nie da się wykluczyć.

Główne założenia

Zabrzmiało nieco naukowo, ale spokojnie – spróbuję oszczędzić Wam tego naukowego bełkotu. Głównym celem GTD jest zwolnienie z obowiązku pamiętania o wszystkim, co powinniśmy zrobić, przy jednoczesnym zachowaniu wysokiej produktywności w życiu zawodowym i prywatnym. Brzmi skomplikowanie i niemożliwie? Owszem, a jednak jest to możliwe dzięki podstawowym elementom GTD – etapom procesu zarządzania zadaniami. A jest ich pięć: kolekcjonowanie (gromadzenie), analizowanie, porządkowanie, przeglądanie, realizacja. Okej, przyjrzyjmy się im po kolei.

1. Gromadzenie

Choć sam Allen mówi o kolekcjonowaniu, ja jednak wolę określać ten etap mianem gromadzenia. Być może słowo to działa na mnie bardziej obrazowo. Na tym etapie po prostu gromadzimy wszystko to, co zaprząta nam głowę – zobowiązania, notatki, plany, a nawet rzeczy. I to dosłowanie gromadzimy – na półce na notatki, programie pocztowym, czy innym miejscu/aplikacji. Spisujemy (przynosimy) wszystko to, czym powinniśmy się zająć, wszystko to, co według nas powinno wyglądać inaczej, niż jest obecnie. Słowem: wszystko to, co chcesz/musisz/możesz zrobić. Gromadzenie pozwala dowiedzieć się, ile tak naprawdę musisz zrobić, a tym samym – oczyścić umysł.

2. Analizowanie

Ten etap to nic innego, jak określenie, czy dana sprawa wymaga od nas jakiegokolwiek działania. Musisz jednak trzymać się zasady, by nigdy niczego nie odkładać do „koszyka”, z którego tę sprawę wyciągnąłeś. Zadaj sobie proste pytanie „Czy ta sprawa wymaga ode mnie działania?” i odpowiedz na nie zgodnie ze schematem:

  • jeśli nie: przenieś ją do archiwum (kiedy zawiera np. ważne w przyszłości informacje), na listę „być może/w przyszłości” lub po prostu wyrzuć ją do kosza/skasuj
  • jeśli tak: zadaj sobie kolejne pytanie „Jaka jest następna akcja związana z tym zadaniem?”

Znając odpowiedź na to pytanie, możesz:

  • zrobić to zadanie od razu (jeśli zajmie Ci niewiele czasu, Allen mówi o 2 minutach, ale nie bądźmy tacy sztywni)
  • oddelegować zadanie innej osobie
  • odłożyć do kalendarza (jeśli zadanie zostało ściśle określone czasowo) lub do listy następnych zadań, aby zostało wykonane tak szybko jak to jest możliwe

to do

3. Porządkowanie

Porządkowanie jest naturalnym wynikiem poprzedniego etapu i to właśnie ono w metodzie GTD zapewnia prawidłową organizację czasu. W wielkim skrócie polega ono na stworzeniu kilku list zadań, np.:

  • Kalendarz – zadania, które musisz wykonać w określonym czasie
  • Najbliższe działania – sprawy, które muszą zostać wykonane jak najszybciej
  • Oczekiwane – zadania, co do których oczekujesz jakiś informacji, odpowiedzi innych
  • Projekty – duże zadania, których realizacja wymaga wykonania kilku mniejszych

4. Przegląd

To nic innego, jak codzienne sprawdzanie list zadań i kalendarza. Autor metody Getting Things Done zaleca raz w tygodniu wykonanie pełnego przeglądu i przetworzenia „koszyka” oraz pozostałych list.

5. Realizacja

Ten etap to po prostu wykonywanie uporządkowanych wcześniej zadań w zależności od:

  • miejsca, w którym się znajdujesz (dom, praca, miasto)
  • czasu, którym dysponujesz
  • energii, którą posiadasz

Jak zaznacza sam autor GTD, kluczem do sukcesu tej metody jest równowaga pomiędzy pracą zaplanowaną, a tą, która „wpadła nam” niespodziewanie.

Nasz czas, nasze potrzeby, nasz system

Być może nie opisałem tej metody „książkowo”, ale podzieliłem się z Wami tym, jak sam z niej staram się korzystać. Jak widać, GTD to bardzo elastyczna metoda i choć na początku może wydawać się nieco skomplikowana, później jej stosowanie jest czymś naturalnym. Niektórzy stosują ją w wersji analogowej, inni wybierają cyfrowe rozwiązania. W sieci znajduje się wiele aplikacji pozwalających na pracę z GTD. Ja osobiście korzystam z OneNote, kalendarza Google i od czasu do czasu Google Keep. Pracuję w kilku miejscach, stąd wszystkie sprawy mam zawsze przy sobie, każdorazowo mogę dodać coś do „koszyka” lub od razu przyporządkować dane zadanie do konkretnej listy, czasami – mimo wszystko – pomijając etap gromadzenia.

Żaden system organizacji zadań nie jest jednak doskonały, jeśli nie odpowiada on w pełni naszym potrzebom. Wychodzę z założenia, że każda z metod planowania czasu, by była skuteczna, musi być dostosowana do nas samych.

TEMATY:
Najświeższe artykuły