Timepot – aplikacja do efektywnego pomiaru i analizy czasu wykonywanej pracy

Produktywność, to w ostatnich latach niezwykle popularny temat – w dużych przedsiębiorstwach, w mniejszych firmach, ale i w przypadku osób będących freelancerami.

W dobie rozwoju technologii mamy do czynienia z mnożącymi się rozwiązaniami, które mają ułatwić to, w jaki sposób radzimy sobie z przytłaczającą nas ilością zadań oraz, w przypadku projektów grupowych, tym, w jaki sposób mierzymy czas pracy i jakie na podstawie tego wyciągamy wnioski. Coraz częściej pojawia się bowiem kwestia świadomego rozdzielania czasu pracy na poszczególne zadania oraz kwestie finansowe bezpośrednio z tym związane. Kluczem w tym temacie jest słowo efektywność. 

Jakie rozwiązanie jest najlepsze?

Prawidłową odpowiedzią jest – to zależy. Każda z osób zatrudniona w danej firmie jest najczęściej częścią więcej niż jednego projektu, dodatkowo każda z osób może otrzymywać różną stawkę za wykonywaną przez siebie pracę i każda z nich ma również prawo do odpoczynku w dogodnym dla siebie momencie. Oprócz tego niezwykle ważne jest w jaki sposób osoby świadomie monitorują swój czas wykonywania zadań, by zachować jak najwyższą efektywność. Kombinacja wszystkich tych czynników musi współgrać z tym, by wszystkie projekty w danym przedsiębiorstwie były rentowne, a co za tym idzie potrzebne jest narzędzie mogące kontrolować to wszystko. Możliwe? Owszem!

Poznajcie

Timepot, to aplikacja do monitorowania czasu pracy, urlopów oraz finansów wewnątrz firmy. Dedykowana jest małym oraz średnim firmom, ale i freelancerom. Dzięki niezwykle przejrzystemu interfejsowi zapewnia łatwy dostęp do wszystkich danych z zakresu czasu pracy – ilości godzin przepracowanych przez konkretnych pracowników, ich finansów oraz planowanych urlopów. Dodatkowym atutem są kompleksowe raporty zawierające analizę wszystkich powyższych elementów oraz informacje o zyskach z danego projektu, ale po kolei…

Przejdźmy do konkretnych funkcjonalności.

1. Elastyczne monitorowanie czasu pracy:

Użytkownicy aplikacji mogą wpisywać czas pracy nad zadaniami ręcznie na kilka sposobów: wpisując np.: “2:10” lub “2h10m” bądź zakresy czasowe “13-18.15”:

lub za pomocą timera:

Mamy również możliwość podglądu wszystkich projektów i czasu, który spędził nad nimi konkretny pracownik. Możemy przeglądać to ręcznie lub zaznaczyć interesujący nas tydzień w kalendarzu:

W każdej chwili mamy również możliwość zmiany kategoryzacji danego projektu wybierając z listy inną kategorię, do której chcemy przyporządkować projekt:

W zakładce projekty mamy informacje o wszystkich aktywnych w danym momencie projektach, ale również o tych zarchiwizowanych:

Możemy dowolnie je modyfikować, np. poprzez zmianę nazwy lub koloru etykiety:

Oprócz zmiany wizualnej możemy zarządzać również finansowaniem określonego projektu dodając dla każdego z nich indywidualne informacje o sposobie rozliczania:

Możemy rozliczać się godzinowo, miesięcznie lub indywidualnie w zależności od projektu:

W przypadku każdego z projektów również z tego miejsca możemy przejść do dedykowanych mu statystyk, co jest niezwykle korzystnym rozwiązaniem.

Projekty, to również ludzie. Znajdziemy ich w zakładce users:

Z tego poziomu możemy dogodnie zarządzać zespołem: dzielić ludzi na grupy, nadawać miano admina, managera lub zwykłego pracownika; zmieniać informacje o stawce godzinowej (włączając podgląd do historii płatności danego pracownika) oraz dezaktywować taką osobę. Po kliknięciu w miniaturę również przenosimy się do statystyk dotyczących efektywności tego konkretnego pracownika i informacji na temat jego podziału pracy. W tym samym oknie aplikacja pokazuje nam również czy dana osoba ma w tym czasie zaplanowany urlop (miniatura samolotu).

2. Raporty:

Po przejściu do zakładki raporty mamy możliwość wyboru zadania, a następnie projektu, pracownika do niego przypisanego oraz interesującego nas przedziału czasowego:

Po kliknięciu w konkretny słupek uzyskujemy informacje na temat konkretnych zadań i ich czasochłonności w konkretnym dniu:

Mamy dostęp nie tylko do ogólnego podsumowania, ale i do poszczególnych zadań w ramach projektów, którymi zajmowała się konkretna osoba oraz czas spędzony nad każdym z nich:

W zakładce project mamy to przedstawione w formie wykresu kołowego lub słupkowego:

Raporty można bez problemu pobrać w formacie .CVS lub .PDF.

3. Urlopy

W tej sekcji nie tylko otrzymamy informacje o planowanych przez pracowników urlopach. Będziemy mogli sami je przypisywać, jak również koordynować aktywność projektów z urlopami poszczególnych pracowników. Urlopy możemy zobaczyć w trzech widokach: tygodniowo, miesięcznie lub rocznie dodając
i odejmując interesujące nas osoby, by zobaczyć czy ich urlopy przez przypadek nie pokrywają się. Na górze znajduje się informacja o łącznym wykorzystaniu przez konkretnego pracownika dni wolnych. Unikniemy w ten sposób przestoju
w projektach i będziemy na bieżąco poinformowani o nieobecnościach pracowników – tych planowanych, ale również nieobecności z powodu choroby.

Poniżej możemy dodawać do zestawienia interesujące nas osoby:

Jak wspomniałam wcześniej my – jako amin możemy dysponować dniami pracownika ręcznie dodając informacje o jego nieobecności:

4. Finanse

To najbardziej zaawansowana część aplikacji. Pozwalają na bieżąco monitorować
i porównywać opłacalność projektów:

Po wejściu w zakładkę pokazuj się ogólne podsumowanie w pożądanej walucie (można to zmienić w każdej chwili) z podziałem na miesiące i rozróżnieniem na przychody i wydatki. Schodząc niżej uzyskujemy informację na temat wszystkich prowadzonych projektów, jak również zysku (lub straty) jaki przynoszą. Straty zaznaczone są kolorem czerwonym, zyski – zielonym.

Możemy filtrować projekty po konkretnej nazwie, osobach biorących w nich udział, walucie oraz dacie. Filtrując po konkretnych osobach otrzymujemy również informacje czy projekty, w które się angażuje, są dochodowe dla firmy czy może należałoby te zasoby wykorzystać zupełnie inaczej.

Tak jak w przypadku projektów z pracownikami również możemy rozliczać się godzinowo (ze stałą stawką miesięczną oraz opcją wyboru całego lub pół etatu) , miesięcznie lub w sposób indywidualny mając stały podgląd w historię płatności dla określonej osoby. Każdy z pracowników może również być rozliczany w innej walucie.

Czas podsumowań

Podsumowując. Aplikacja to same plusy w kwestii efektywnego zarządzania sobą oraz projektami w czasie. Dzięki wciąż rozbudowującemu się interfejsowi
może zyskać kolejną rzeszę zwolenników, a korzyści z jej używania są naprawdę nieocenione:

• przejrzysty i intuicyjny interfejs
• ergonomiczność
• przemyślana zawartość aplikacji
• osobne moduły dla: zarządzania czasem, finansami oraz urlopami
• możliwość wygenerowania raportu podsumowującego efektywność konkretnych działań
• prosty rozdział obowiązków między dużą grupę osób i łatwość sprawowania kontroli nad całym procesem projektowym
• okres próbny przed zakupem aplikacji
• atrakcyjna cena
• wtyczka do chrome kompatybilna z:
  Jeśli chodzi o minusy:
• brak czatu wewnątrz aplikacji
• brak możliwości otrzymywania powiadomień w przypadku zmian statusu na bieżąco podczas korzystania z niej, na przykład, kiedy interesująca nas osoba zmienia projekt lub idzie na urlop

Jeśli jeszcze się zastanawiacie, to polecam zajrzeć na stronę Timepot. Polska wersja aplikacji znajduje się tutaj.