Walczę z prokrastynacją. Zacząłem od To-Do ✔

Używanie listy zadań, inaczej zwanej z angielskiego „To Do”, to coś, za co zawsze się łapałem, gdy miałem jakiś pożar w projekcie i trzeba było ostro tyrać. W przeszłości próbowałem wiele razy zostać z tą metodą na dłużej. Zawsze się nie udawało. Teraz chyba jest inaczej. To-Do od Microsoft robi za mój zewnętrzny mózg.

Na początku muszę się do czegoś przyznać. Tak, jak można przeczytać w tytule, walczę z prokrastynacją. Nie trwa to od dziś, czy od wczoraj. W sensie prokrastynacja, nie walka z nią. Chociaż ta też trwa już trochę. Jakiś czas temu stwierdziłem, że podzielę się swoimi metodami. Aby jednak nie było to czcze gadanie, poczekałem i sprawdziłem, jak to działa u mnie.

Tak jak wspomniałem, z listami ToDo miałem już wiele razy do czynienia. Było to w przypadkach, gdy miałem naprawdę sporo na głowie i chciałem zrobić wiele w krótkim okresie. Wydaje mi się, że pomagało mi to. Robiłem zrzut palących tematów na kawałek papieru i z satysfakcją skreślałem kolejne zadania/etapy rzeczy do wykonania. Pożar udawało się ugasić, a ja właściwie od razu przestawałem przyjaźnić się ze spisywaniem listy zadań do wykonania. Trochę toksyczny związek. Przychodziłem, jak miałem problem, wykorzystywałem daną mi pomoc i odchodziłem, nie oglądając się za siebie.

Czasami, w przypływach nadziei, że potrafię być produktywny, z rana próbowałem sobie zaplanować dzień. Spisywalem skrzętnie, co jest do zrobienia. Na liście znajdowały się rzeczy, o których akurat wtedy pamiętałem. Problem pojawiał się, gdy przypominałem sobie po czasie jeszcze o czymś (naprawdę ważnym) i to zjadało resztę moich mocy przerobowych. Wystarczyło, że takie przypominanie sobie zdarzyło się kilka razy lub wpadała jakaś bieżączka, którą musiałem zająć się ad’hoc. Po takich kilku incydentach kończył się mój entuzjazm do prowadzenia listy ToDo.

Kupiłem sobie nawet znikopis, dumnie w sieci noszący nazwę tabletu graficznego 🤣Po to, aby móc notować sobie listy zadań do wykonania. Jaki był tego efekt? Ujmę to tak – ciekawie rysuje się po nim palcem zostawiając ślad w jednolitej warstwie kurzu, która zebrała się, odkąd go ostatnio używałem.

Sytuacja takich zrywów trwała dość długo. Jakiś czas temu jednak wziąłem się w garść i postanowiłem, że na serio powalczę z tą swoją bezproduktywnością, zwaną także prokrastynacją. Zacząłem na serio korzystać z listy ToDo. Wybrałem do tego aplikację To-Do od Microsoftu. Dlaczego?

• jest darmowa
• działa wszędzie (apka iOS/Android, aplikacja Windows/Mac, wersja WWW)
• synchronizuje się pomiędzy urządzeniami
• integracja z outlookiem
• jest dobrze zaprojektowana

Przy wyborze bardzo ważne były dla mnie dwie kwestie. Po pierwsze, aby aplikacja działała wszędzie. Jest ona moim kompanem dostępnym zawsze po to, abym mógł dodać do niej to, co mam w głowie – czy to przez telefon, czy podczas pracy/przerwy na komputerze. Po drugie, aby była darmowa. Nie, nie chodzi tutaj o januszowanie. Chodzi o to, że w ciągu 14 dni triala (a na tyle pozwala większość) nie jestem w stanie wyrobić w sobie nawyku. Nie twierdzę, że To-Do jest jedyną opcją, wręcz przeciwnie. Rynek jest spory, ale ja na chwilę obecną wybrałem to rozwiązanie i aktualnie mi odpowiada. Jest lekkie, jednocześnie jednak pozwala na wsiąknięcie głębiej w zabawę związaną z planowaniem swoich poczynań 😉 Możesz również sprawdzić takie aplikacje jak Todoist, Any.do, TickTick, Things czy też Habitica – jeśli lubisz gry, grywalizację oraz RPG. Ta ostatnia dla mnie okazała się za ciężka.

Nieważne, jaka aplikacja bądź narzędzie klasyczne (kartka papieru + ołówek) przypadnie Ci do gustu. Oto, co może Ci dać skrzętne prowadzenie listy zadań do wykonania, które (gdy wejdzie w krew) wcale nie zajmuje wiele czasu.

Poczucie spełnienia

Spisuję swoje zadania w formie listy. Jeśli tylko coś uda mi się wykonać, odznaczam to z miłą chęcią. Jestem pewny, że stoi za tym jakaś teoria psychologii, dla mnie jednak jest to po prostu satysfakcjonujące. Uczucie tego, że coś nam się udaje, jest czasami potrzebne, zwłaszcza w te gorsze dni, gdy nic się nie klei. Dodatkowa dopamina wyzwolona przy tym drobnym osiągnięciu może pomóc nam wziąć się za kolejny punkt z listy.

Zewnętrzny mózg

Cały czas mamy coś do zrobienia. Musimy pamiętać o tym, aby wysłać maila, dopilnować wykonania zadania, przysiąść nad projektem (bo termin się zbliża), zadzwonić tam, iść gdzie indziej. A! We wtorek na 17.30 mam fryzjera. Tekst na DW (właśnie się pisze 😉 ) Zapłacić za neta. Oddać coś komuś. Liczba rzeczy idzie w setki. Dokładnie tyle, ile rzeczy musimy zapamiętać. Prowadzenie listy ToDo stało się dla mnie zewnętrzną pamięcią, do której to wszystko mogę wrzucić.

Łączenie zadań

W idealnym scenariuszu wszystkie zadania lądują na liście. W rzeczywistości, jeśli się przyłożę, trafia na nią większość obowiązków. Jeśli jednak zasilam listę sukcesywnie, to jestem w stanie znaleźć zadania podobne do siebie. Dzięki temu potrafię zrobić jeden większy objazd miasta i załatwić kilka spraw za tym jednym kursem. Trik polega na tym, że dopóki wszystkie sprawunki trzymane są w głowie, dopóty liczę na to, że mój mózg sam wpadnie na to, aby coś zrobić przy okazji i oszczędzić sobie czasu. 

No pech. Z reguły ma co innego do roboty i przypomina mi o tym, że mogłem coś zrobić, jak już wrócę do domu lub wspomniany komputer wyłączę. Innymi słowy: jestem w stanie zacząć planować. To dla mnie dość istotne, ponieważ cierpię ostatnimi czasy na chroniczny niedoczas (straszna choroba) oraz, jak już wiesz, prokrastynuję. Jeśli mam coś zaplanowane – o wiele trudniej jest mi znajdować sobie wymówki, aby coś odwlekać na ostatni moment. 

Priorytetyzowanie

Anna Jantar śpiewała Najtrudniejszy pierwszy krok. Podobnie jest z wzięciem się w końcu do roboty, a nie siedzeniem na <<tu wklej adres serwisu bądź nazwę czynności, do której uciekasz przed wykonaniem roboty, leniu!>>. Zanim zacząłem regularnie i sumiennie korzystać z ToDo, do pracy siadałem z myślą o największym zadaniu, jakie mam do wykonania. W końcu ono powodowało najwięcej stresu. Problem jednak jest taki, że jeśli mamy do zjedzenia ogromnego słonia, to ciężko będzie go połknąć na raz. I to w bardzo wielu przypadkach (również w moim) był idealny powód do prokrastynacji. Kiedyś w detalach opiszę, jak ona się u mnie przejawiała, teraz jednak wrócę do ustalania priorytetów. Mając listę rzeczy do zrobienia zapisaną w moim zewnętrznym mózgu, zanim zacznę pracę, przygotowuję sobie jakieś proste zadania do wykonania na rozgrzewkę (jem słonia po kawałku). To jest dobry sposób z jeszcze innego powodu. Wykonując zadania, dostaję pierwszy punkt z tej listy – poczucie spełnienia. Dopamina wyzwala się przy dźwięku kolejnego wykonanego zadania. A to dopalacz do dalszej pracy.

Odpowiedzialność

W pewnym sensie. O wiele większą wagę mają rzeczy zmaterializowane, niż luźne myśli pałętające się w formie impulsów pomiędzy neuronami. Jeśli coś spiszemy, automatycznie ma to dla nas większe znaczenie. Jesteśmy bardziej skorzy do tego, aby wykonać zadanie. W końcu sami je sobie przydzieliliśmy. Słabo byłoby się zwieść.

Poczucie produktywności

Podobnie jak przy poczuciu spełnienia. Wykonując pracę czujemy się produktywni. To modne jest. #hustle. Robota pali nam się w rękach. Ale tak naprawdę, nie jak w przypadku prokrastynowania, gdzie jesteśmy non stop zajęci, a na koniec dnia możemy zadać sobie pytanie Gdzie mi zniknął dzień, nic dziś właściwie nie zrobiłem.

Planowanie / delegowanie

Jeśli z wyprzedzeniem wiemy, co jest do zrobienia, możemy poprosić kogoś o pomoc w wykonaniu zadania bądź nawet mu je oddać (delegowanie). Może też się okazać, że regularnie mamy jakieś zadania do wykonania i może warto byłoby kogoś zatrudnić do ich realizacji.

Wyrabianie nawyków i rutyny

Sporo się mówi, że rutyna jest zła. Ja się z tym nie zgodzę. Według mnie rutyna w pewnych kwestiach jest bardzo dobra. Robiąc coś automatycznie, gdy wejdzie nam w krew, tworzy się w nas nawyk i jesteśmy w stanie się na tym nie skupiać. W tym czasie nasze myśli mogą być w innym miejscu. Dzięki ToDo liście jestem w stanie znaleźć rzeczy, które są powtarzalne, pogrupować je i zacząć wykonywać je z automatu, dzięki czemu zyskuję trochę czasu i mogę go poświęcić na coś całkowicie przeciwnego rutynie – na nieplanowanie. Rutyna ma też to do siebie, że skoro nie myślimy o tym, co robimy, tylko się za to bierzemy, jest niskie prawdopodobieństwo na odwlekanie zadań na ostatni moment i prokrastynowanie. No i zaoszczędzimy sobie trochę stresu, który jest z tym wszystkim związany

Śpię lepiej

Po prostu. Dzięki powyższym zaletom skrzętnego uzupełniania i używania ToDo listy jestem w stanie mieć przed snem pustą głowę, ponieważ wiem, że o wszystkim pamięta mój zewnętrzny mózg. 

Przymierzam się do spisania metod, jakich używam podczas zarządzania swoją listą, które u mnie zdają egzamin. A Ty miałeś (-aś) już jakieś doświadczenia z używaniem ToDo listy? Może chcesz zacząć lub masz już czarny pas w tej sztuce? Podziel się swoimi przemyśleniami w komentarzach poniżej.