Szukałem prostego sytemu CRM i znalazłem... miniCRM

Statystyki oko cieszą, pokazując wzrost DailyWeb z roku na rok. Ma to kilka pozytywnych skutków, takich jak chociażby - lista partnerów, która systematycznie się wydłuża. Tym samym Trello przestało nam wystarczać w tym aspekcie i postanowiłem rozejrzeć się po rynku i... trafiłem na polski projekt miniCRM.

Trello to narzędzie, z którego korzystamy do naprawdę wielu zadań. Cała nasza organizacja pracy, dokumentacja jest oparta właśnie o słynne tablice i karty. Niestety pomimo różnych kombinacji, boardów CRMowych, nie nadaje się ono do niewielkiej bazy klientów, szczególnie kiedy trzeba zbudować ich słownik.

Była potrzeba, a więc i zaczęły się poszukiwania. To na czym najbardziej nam zależało, to możliwość łączenia partnerów z wielokrotnymi akcjami, śledzenie historii kontaktów i kilka innych absolutnie podstawowych funkcji, które musi posiadać właściwie każdy CRM (statusy, leady, dołączanie plików, przesyłanie korespondencji mailowej do zadań, a wszystko najlepiej w oparciu o kilka kont). Miałem świadomość, że musi być absolutnie prosto i przejrzyście.

Nie dla nas ogromne kombajny, bo i takiej potrzeby nie było. Proste narzędzie, do prostych zadań z funkcjonalnością nieco większą niż Trello. Robiąc wywiad wśród znajomych. Ci jednogłośnie wskazali Hubspsot i miniCRM. Oba narzędzia wyglądały bardzo interesująco.

Hubspot jest absolutnie potężnym narzędziem, oferującym nawet plan darmowy, z ograniczoną funkcjonalnością i obowiązkowym brandingiem. Dodatkowe możliwości można uruchamiać w miarę potrzeb, za wszystko odpowiednio płacąc. MiniCRM kosztowałby nas 38zł miesięcznie (przy płatności za rok lub 29zł przy płatności za 2 lata z góry), w pakiecie który by nas zupełnie satysfakcjonował. Ostatecznie padło na miniCRM, z bardzo prostego powodu, był dużo prostszy w obsłudze niż Hubspot, a w końcu na tym nam zależało najbardziej.

Potęga prostoty

Po założeniu konta dostałem trzy zakładki: Klienci, Zadania i Interesy. Nic więcej nie było potrzebne. Sprawnie przenieśliśmy wszystkich naszych klientów, rozpisaliśmy zadania i zaczęliśmy uzupełniać pierwsze interesy. Na stronie głównej po zalogowaniu widać całą historię wykonanych operacji. To bardzo ważne i wygodne, dla osoby, która chce trzymać rękę na pulsie, odnośnie do tego, na jakim etapie znajdujemy się z poszczególnymi partnerami.

W zadaniach możemy zaplanować konkretne działania. W naszym przypadku zrobiliśmy podział na niewielkie projekty i konkretne pomysły, którym warto się przyjrzeć, by następnie po doszlifowaniu pomysłu - uderzyć do wybranej grupy partnerów. Przy takim podziale świetnie się sprawdza zastosowanie etykiet, odpowiednio nazwanych.

To pewnie nieco wbrew sztuki, bo tam co do zasady powinno się planować spotkania, rozmowy i inne formy kontaktu z klientem, jednak w naszym wypadku taka forma sprawdza się po prostu wydajniej.

To, co mnie zastanawia to sposób oznaczania zakończonych zadań. Zamiast pięknego wyszarzenia, przekreślenia, tutaj pojawiają się... trzy kropki (?)

Dodając nowe zadanie, prócz oczywistości, można zdefiniować przedział czasowy, odpowiedzialność czy dostępność (widoczność tego zadania). A to sprawdzi się świetnie, jeśli w Waszym CRM potrzebujecie prostych struktur z różnymi uprawnieniami.

Oczywiście tę samą operację można wykonać z poziomu zakładki interes. Wszystko zależnie od potrzeb. Jak wspomniałem, my zadania wykorzystujemy w nieco odwrotny sposób ;-)

W zakładce interes macie dostęp do wszystkich działań/leadów, które dodaliście. To właściwie centrum dowodzenia i panowania nad wszystkim co się aktualnie dzieje. Oczywiście, jeśli nie będziecie uzupełniać statusów i danych na bieżąco, wówczas pożytek z tej karty żaden. W ramach definiowania nowego interesu, podajecie już bardziej konkretne informacje, takie jak kwoty, tworzycie powiązania z osobami czy zadaniami.

Po dodaniu interesu macie dostęp do powiązanych zadań czy zdefiniowanych kontaktów. Oczywiście notatki stanowią klucz, a i bardzo często pliki (oferty). To, co mi się bardzo podoba, co na pewno odkryciem Ameryki nie jest, ale pełni swoją funkcję w świetny sposób, to przesłanie historii korespondencji pod wygenerowany adres email, widoczny nad notatkami. MiniCRM wówczas przerobi taką korespondencję na notatkę.

Sprawdzi się to rozwiązanie, jeśli macie podział obowiązków, w modelu: zdobycie klienta i przekazanie go innej osobie do realizacji. Prócz tych podstawowych funkcjonalności, które wpisują się dokładnie w moje potrzeby, do dyspozycji mamy jeszcze kalendarz, z naniesionymi datami zadań. W naszym wypadku korzystamy z zewnętrznego od Google.

Na podstawie zebranych danych generowane są także proste raporty, pokazujące przyrost kontaktów, zadań czy wartości interesów. Całość z możliwości eksportu do Excela, do dalszej obróbki.

I co? I tyle, bo tylko tyle potrzeba. Miało być prosto? Proszę bardzo, prościej się nie da. Dla mnie miniCRM to świetne narzędzie, właśnie ze względu na swoją prostotę. Tylko to co potrzeba i nic więcej. Jednego czego mi brakuje to widoku interesów w postaci graficznej, tak jak miałem to na Trello. Wówczas gołym okiem widzę, ile kart znajduje się w poszczególnych sekcjach. Twórcy miniCRM jednak zapewniają, że taka funkcja pojawi się niebawem.