Praca zdalna - kilka przykazań dla lepszej organizacji pracy w zespole

Opublikowano 16.03.2020 12:30 Aktualizacja: 13.06.2020 14:40 -


Z racji sytuacji, w jakiej zostaliśmy postawieni, wiele osób ma w końcu możliwość przejścia na tryb pracy zdalnej. „W końcu”, ponieważ sam uważam, że niesie ona za sobą wiele korzyści. Jest jednak kilka kwestii, które powinny zostać potraktowane jako priorytetowe.

Ten artykuł piszę z myślą o członkach zespołów, które muszą odnaleźć się w nowej rzeczywistości. Może on nie być w pełni przydatny dla freelancerów, ale na pewno nie zaszkodzi poczytać kilku dodatkowych informacji o tym, na co warto zwrócić uwagę.

Na wstępie zaznaczę, że bazą do artykułu jest moje doświadczenie i nie musi być to idealne podejście. Jestem natomiast pewny, że kwestie, które poruszę, są kluczowe. Metod rozwiązywania może być już znacznie więcej. Niedawno na DailyWeb ukazał się tekst Przemka, który jest wyjadaczem w pracy zdalnej. Ja natomiast dziś chciałbym skupić się na elementach związanych z pracą w zespole.

Na końcu znajdzie się też mały apel.

Praca zdalna w domu – jak nie zwariować podczas kwarantanny?

Spotkania

Zacznę od czynności, która na start może okazać się bardzo częsta. Spotkania. Należy pamiętać o tym, aby do zaproszeń na spotkanie zawsze dołączać link do pokoju w narzędziu, którego używamy. Czasami może być to problematyczne ze względu na kopiowanie z okna do okna. Jest jednak sporo integracji pomiędzy narzędziami. Warto pogooglać. Dla mnie bardzo pomocne jest stworzenie list kontaktów. Tworząc spotkanie, wysyłam je do listy, mam pewność, że o nikim nie zapomniałem. Może zdarzyć się tak, że nie mam przez jakiś czas z pewną osobą kontaktu i wypadnie mi z głowy przy organizowaniu spotkania. Jeśli kilka osób pracuje z jednej lokalizacji warto, aby podłączyły się przy użyciu jednego urządzenia - oszczędność łącza. Większość spotkań, które mamy bezproblemowo może odbyć się online. Jest mnóstwo narzędzi, które nam w tym pomogą. Jeśli Twoje łącze na to pozwala, polecam używać kamery. Większe zaangażowanie. Tak, większość z nas nie ma idealnego tła. Po pierwsze, po chwili przestaje się na to zwracać uwagę. Po drugie są narzędzia pozwalające tło wymazać np. Zoom.

home office

Spotkania 1 na 1

Nie ma potrzeby odkładać spotkania w cztery oczy. Często o wiele szybciej jesteśmy w stanie obgadać jakąś sprawę lub rozwiązać problem podczas zwykłej rozmowy. No i jako ludzie jednak wolimy komunikować się w ten sposób, jeśli zależy nam na utrzymaniu więzi z innymi członkami zespołu, jeśli cała reszta komunikacji będzie odbywać się w formie pisemnej.

Jedno miejsce

Podczas pracy zdalnej krytyczne jest, aby wszyscy korzystali z tych samych narzędzi. Nikt nie powinien być pominięty czy wykluczony. Jeśli musisz dopiero zdecydować się na jakieś narzędzie - zacznij od pakietu Google. Może nie być idealny, ale dowiesz się, czego będzie Ci potrzeba. Plusem dla G-Suite jest fakt, że większość z nas posiada już konta na @gmail. Narzędzie do zarządzania pracą zespołu też powinno być jedno. Czy to będzie trello (korzystamy w Dailyweb), Asana, Basecamp (korzystam na SWPS) Taagly czy JIRA (korzystam w korpo) - to już zespół sam będzie w stanie stwierdzić.

home office 2

Przyszłość

Z tego, co ostatnio sprawdzałem, to jeszcze nie umiemy trafnie przewidywać przyszłości. Należy pamiętać, aby często i w miarę regularnie zapisywać i aktualizować postępy swojej pracy. Nie kisić i trzymać na koniec tygodnia czy sprintu. Wysyłamy, kiedy się da. Jeśli inni będą wiedzieli gdzie sprawdzić (patrz punkt wyżej) i będą widzieli, czym się zajmujesz, to może unikniesz niepotrzebnych pytań, czy spotkań. Będziesz miał większą swobodę w planowaniu dnia i możliwość większego skupienia się na swoich zaplanowanych działaniach.

Dziękuję

To dość trywialne, ale warto pamiętać, żeby podziękować. Większość narzędzi dla zespołów pozwala na tagowanie/wspominanie użytkowników. Warto używać tej funkcji. Jak pochwalimy (albo nas ktoś pochwali) to zrobi się cieplej na serduszko. Będziemy promować dobre postawy, a te są bardzo przydatne w pracy zdalnej, gdzie interakcje są zgoła inne.

Komunikacja

To chyba najważniejsza kwestia, jeśli chcesz w sprawny sposób. Komunikując się podczas pracy zdalnej, nie próbuj naśladować tego, w jaki sposób odbywa się to w biurze. Używaj tagów, wzmianek lub wiadomości prywatnych. Unikaj częstych zmian zadań, którymi się zajmujesz. Tylko niepotrzebnie tracisz swoje zaangażowanie w temat i przedłużasz jego wykonanie. Nie sprawdzaj cały czas maila. Sprawdzaj go rzadko, w wyznaczonym czasie. Dlaczego? Ponieważ powinno się dobierać metody komunikacji do narzędzia. Musimy się zastanowić (to wchodzi w krew), jak ważny jest temat, który musimy poruszyć. Dla obu stron.

Czy możemy poczekać kilka minut? Może kilka godzin lub dni? Może musimy się dowiedzieć natychmiast. Mamy kilka możliwości. Telefon, komunikator, mail. Od najpilniejszych do najmniej pilnych spraw. Warto dbać o higienę w miejscu pracy i wspólnie odpowiednio korzystać z narzędzi, którymi dysponujemy. Masz jakiś pomysł, nie jest on pilny, ale ważny, nie na teraz, ale na przyszły poniedziałek? Wyślij mail. Wymaga sporo pisania? Może zaplanuj spotkanie (koniecznie z agendą).

No i trzymaj swój kalendarz zaktualizowany.

home office 4

Pracuj gdziekolwiek

Nie musi to przecież być z Twojego domu. Podczas aktualnych wydarzeń związanych z pandemią SARS-CoV-2 ten punkt ni jak ma się do rzeczywistości, ale jeszcze kilka tygodni temu był przydatny. Mam nadzieję, że za kilka tygodni znów będzie. Możesz pracować z kawiarni, z domku w górach, z wakacji. Jednak na TWOJEJ głowie jest zapewnienie odpowiedniego łącza i otoczenia, aby być dostępnym w czasie pracy dla innych członków zespołu.

APEL

A na koniec mały apel z mojej strony. Podoba Ci się praca zdalna? To się do niej przyłóż. Pokaż, że w domu możesz być równie produktywny (a nawet bardziej) niż w biurze. Udowodnij, że kontrola nie jest potrzebna, można zastąpić ją zaufaniem i szczerą komunikacją (lub transparentnością, jak kto woli). W taki sposób częściej będzie to możliwe, a to w gruncie rzeczy fajna sprawa jest. No i dbaj o higienę w miejscu pracy, ale o tym możesz więcej przeczytać w tekście Przemka, do którego linkuję na początku tego artykułu.

A na dodatek nasz odcinek Podcastu w tym temacie:

Wieści z Rozładowani.pl