Zadanie to znacząco ułatwiają nowoczesne koncepcje oraz rozwiązania informatyczne, dzięki którym firmy mogą organizować sprawne i w pełni zgodne z nowoczesnymi standardami obiegi dokumentów. Skorzystanie w tym zakresie z koncepcji elektronicznego obiegu dokumentów oraz wybór sprawdzonego, innowacyjnego i przyszłościowego systemu DMS to gwarancja sukcesu na wymagającym polu zarządzania firmową dokumentacj.

System zarządzania dokumentami i jego rola w elektronicznym obiegu dokumentów

Tradycyjny obieg dokumentów papierowych stopniowo odchodzi do lamusa, ustępując swojemu nowocześniejszemu, elektronicznemu i zautomatyzowanego odpowiednikowi, który dla coraz większej ilości firm staje się kluczem do zapanowania nad coraz większą ilością dokumentacji, danych i informacji. Elektroniczny obieg dokumentów realizowany za pomocą wysoko funkcjonalnego i elastycznego oprogramowania pozwala w skuteczny, szybki i sprawny sposób zapanować nad całokształtem dokumentacji firmowej, uporządkować procesy biznesowe oraz zorganizować i zoptymalizować je od podstaw w oparciu o ściśle zdefiniowane ścieżki obiegu danego rodzaju spraw, czyli tzw. scenariusze biznesowe.

Aby możliwe było czerpanie wszystkich korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów, niezbędny jest wybór odpowiedniego oprogramowania, które pozwoli w praktyce wykorzystać pełen jego potencjał. Elektroniczny obieg dokumentów może być realizowany przez nowoczesne rozwiązania informatyczne dla biznesu, które pozwalają na łatwe i intuicyjne zarządzanie zdigitalizowaną dokumentacją firmową przechowywaną w cyfrowym archiwum w chmurze lub na serwerach. Zakres korzyści, jakie oferują nowoczesne systemy zarządzania dokumentacją aktualnie dostępne na rynku rozwiązań IT dla biznesu, jest jednak ściśle uzależniony od ich funkcjonalności.

System zarządzania dokumentacją i jego najważniejsze funkcje

Ogromne zainteresowanie użytkowników biznesowych zarówno samą koncepcją elektronicznego obiegu dokumentów, jak i dedykowanym jej oprogramowaniem informatycznym sprawiło, że w sprzedaży dostępny jest jego szeroki i zróżnicowany wybór. Najnowocześniejsze i najbardziej zaawansowane oprogramowanie klasy DMS korzysta z technologii i mechanizmów z zakresu m. in. silnika workflow, uczenia maszynowego (ML), sztucznej inteligencji (AI), automatyzacji procesów biznesowych (BPA), robotyzacji procesów biznesowych (RPA), inteligentnego rozpoznawania tekstu (OCR), podpisu cyfrowego i wielu innych. Pozostaje przy tym proste i intuicyjne w obsłudze, co pozwala wykorzystywać pełen jego potencjał każdemu użytkownikowi.

Na szczególną uwagę wśród dostępnego w sprzedaży oprogramowania dedykowanego zarządzaniu dokumentacją zasługują innowacyjne, zaawansowane technologicznie i wysoko funkcjonalne platformy low-code, które pozwalają na szybkie i ekonomiczne budowanie kompletnych aplikacji biznesowych bez kodowania. Jeśli dodamy do tego sprawne i szybkie wdrażanie niezbędnych modyfikacji z natychmiastowym rezultatem, otrzymamy system zarządzania dokumentami idealnie dostosowany do wymagań i oczekiwań współczesnych firm, których funkcjonowanie podlega nieustannym zmianom wynikającym zarówno z czynników wewnętrznych, jak i zewnętrznych.


Artykuł sponsorowany, dostarczony przez zewnętrznego partnera.


Posłuchaj nas!