Czy ClickUp skutecznie zastąpi nam Trello, Monday i tony innych usług?

W zasadzie do tej pory mam zgryz, jaki format przybierze ten materiał, ale pomyślałem, że chętnie podzielę się swoją (pewnie jeszcze niewielką) wiedzą na temat narzędzia ClickUp, które co do zasady ma być remedium na całe zło świata zarządzania projektami, a całość zakotwiczona w pracy naszej redakcji, kompleksowo. Zacznijmy jednak od samego początku.

Mamy w tym roku bardzo konkretne plany na to, jak ma wyglądać DailyWeb i w którą stronę ma pójść. To w praktyce oznacza, że chcemy zbudować w pełni profesjonalny zespół osób, których trzon stanowić będą pracownicy, a nie hobbyści. Oczywiście zaoferowanie pełnych etatów wiąże dla nas z dużą inwestycją, na którą jeszcze nie możemy sobie pozwolić w pełni, ale na pewno częściowo. Jesteśmy na etapie popularnego grzyba, gdzie mamy wizje, pomysły i konkretny plan na to, jak ten cel zrealizować, ale zatykamy się wszystkimi (świetnymi) pomysłami, ze względu na brak mocy przerobowych. Nie mamy ludzi, którzy mogą poświęcić 100% swojego zawodowego czasu na zaplanowane działania, które przyniosą budżet w sposób pośredni i nie mamy budżetu, by się w pełni odetkać. Dlatego tak ważna i istotna dla nas na tym etapie jest sama organizacja pracy.

Trello, Slack i Monday – dream team?

Dotychczas setup naszych narzędzie wymuszony był tym, byśmy nie musieli ponosić za nie żadnych miesięcznych kosztów. To nie tyle nasze wrodzone kombinowanie, a zwykła chęć optymalizacji kosztowej, bo wiadomo, że przy niewielkich budżetach, lepiej kasę z narzędzi, przerzucić na ludzi, tym bardziej że cały toolset nawet w opcji darmowej robił doskonałą robotę, a wszystko, ile płatne pewnie i by się przydało, ale nie było niezbędne.

Przez ostatnie 8 lat korzystamy z Trello, które uważam za doskonałe narzędzie do prostych zadań w oparciu o Tablice Kanban czy nawet w opcji nieco bardziej rozbudowanej. Trello to narzędzie do bólu proste, ale dające dość duże możliwości za sprawą dodatków, których nie brakuje. Na upartego można nawet tam wsadzić nawet prostego CRM-a. Bardzo sobie cenię i zawsze gorąco polecam, chociaż po przejęciu przez Atlassiana, sporo zaczęli grzebać przy interfejsie i widokach, najpewniej by powalczyć z konkurencją, co moim zdaniem mocno zaburzyło ideę prostoty tego narzędzia.

W zestawie mamy Slacka, do którego robiliśmy kilka podejść, by ostatecznie i skutecznie korzystać z niego od ubiegłego roku, chwilę po tym, jak dołączył do nas Marcin Karbowiak. Nie wyobrażam sobie już pracy z Messengerem, a to za sprawą wszystkich tych automatyzacji, które oferuje Slack. A jeśli do zestawu dorzucimy Monday, to mamy gotowy zestaw, niezbędnik, który doskonale sprawuje nam się w codziennej pracy.

Monday to narzędzie, framework do zarządzania projektami, które w naszym wypadku miało jednak posłużyć jako prosty CRM. Ma bardzo przyjemny interfejs, a to główna zaleta w kontekście pracy z nim, doskonale działają automatyzacje i jest naprawdę sporo ciekawych inspiracji boardów do wykorzystania. Niemniej, jednak kiedy dołączył do nas Kuba, okazało się, że jako narzędzie do pilnowania relacji z klientami, ma sporo braków, a duża liczba funkcji wyciągnięta jest pod dodatkowo płatne pluginy. Był nawet pomysł przez chwilę, by całościowo przenieść się pod Monday, ale prócz CRM-owych ficzerów, okazało się, że jako kompletne narzędzie do dokumentacji, plików, współdzielonych przestrzeni się ono nie sprawdzi.

Chwilę później zrozumieliśmy, że jeśli chcemy umiejętnie i profesjonalnie podejść do tematów CRM, to musimy kupić porządny CRM, zamiast kombinować z narzędziami do zarządzania projektami, bo one nie dadzą nam tego wszystkiego, co daje np. Hubspot. Po tych wszystkich dyskusjach pojawił się również pomysł, byśmy wykrzesali budżet i w końcu przenieśli całość działalności naszej redakcji w jedno, ujednolicone miejsce, które będzie się sprawnie integrowało z Hubspotem.

Jednej z rozmów z zaprzyjaźnioną agencją SEO, po przedstawieniu naszych organizacyjnych bolączek padla sugestia byśmy sprawdzili ClickUp, które może być sposobem na rozwiązanie naszych problemów.

Pierwsze zetkniecie z ClickUp to wrażenie w stylu: o borze liściasty, co tu się wyprawia? Interfejs wygląda trochę jak tania podróbka Microsoft Teams (którego nie jestem fanem, ale to osobny temat). Te cukierkowe kolory były i w sumie dalej są koszmarne. Dobrze jednak, że dotyczą one głównie akcentów interfejsu, a nie całości UI.

Nie wiem w sumie, dlaczego aż tak kolą mnie w oczy, bo w Monday sam interfejs był dość podobny, ale kolorystyka jakoś wypadało mniej kontrastowo?

Zostawmy jednak tematy związane z indywidualnymi preferencjami. Oczywiście idąc dalej, nie będę recenzował całego narzędzia, bo go zwyczajnie nie znam. Powiedziałbym, że na razie znam założenia i najważniejsze aspekty, ale mam problem ideą stojącą za poszczególnymi obszarami aplikacji.

Mam poczucie przynajmniej w pierwszych 3 tematach kompletnego chaosu. Sama dokumentacja nie wyjaśnia również wiele i mam wrażenie, że pokłóciły się dwie ważne osoby w firmie, o to, jak ma to wyglądać, a ostatecznie w ramach kompromisu, wprowadzono dwa rozwiązania, które w moim odczuciu budzą totalny chaos. Chyba że ja po prostu tego nie jestem w stanie pojąć, bo mam złe założenia.

Otóż Przestrzenie (Spaces) według mojego rozumienia działają dokładnie na tej samej zasadzie jak zespoły w Teams. W ramach teamsów możecie dodawać nowe inicjatywy, zespół osób skupionych na nich i to jest zrozumiałe. U nas podział jest dość prosty, między Organizacje, Development, czy tzw. bieżączkę w postaci aktualnych zadań redakcyjnych. W ramach przestrzeni można dodawać foldery, które agregować będą cokolwiek będziecie chcieli i to jest świetne.

Problem rodzi się w mojej głowie logiczny czy korzystać ze struktury, czy… całość tworzyć w zakładach samej Przestrzeni. Mamy w każdej z nich możliwość dodania widoków i dokumentów, map, wykresów Gantta czy cokolwiek innego i brakuje mi tutaj logiki. Skoro całość może być dodana bezpośrednio do głównego widoku Przestrzeni, to po co w takim razie potrzebne są struktury pod Przestrzeniami? Ze względu na skalę? Przy kilkudziesięciu będzie trudniej nimi zarządzać?

To samo dotyczy się dokumentacji. Można ją  tworzyć na poziomie Spaces, a można w strukturze folderów. Która opcja służy do czego? Dlaczego widok folderu wymaga ode mnie stworzenia listy? Rozumiem, że podstawą działania każdego obszaru jest lista, ale w przypadku dokumentacji (pisanej) przecież takiej listy nie potrzebuje?

Innym tematem jest Kalendarz, który doskonale obsługuje np. Google Calendar, ale nie jestem w stanie dodawać innych zadań z innych list do jednego i tego samego widoku, w myśl idei one to rule them all, a kilka osobnych kalendarzy mnie nie interesuje. Nie działają także kolorki dla poszczególnych wydarzeń, mimo że taka opcja w ustawieniach jest.

Jest tego zdecydowanie więcej, ale domyślam się, że to najpewniej kwestia mojego braku obycia z narzędziem i być może niewłaściwych założeń. Dokumentacja jak zwykle pomocna nie jest, ale żeby nie było, że tylko marudzę, to oczywiście tylko promil tego, co w tym narzędziu wygląda i zapowiada się wybornie.

One tool to rule them all

To jest aspekt, który jest najbardziej kuszący, bo mimo tych drobiazgów powyżej, to mam wrażenie, że jest to narzędzie, które pozwoli wszystko nam trzymać w jednym miejscu. Jestem zdania, że nie ma idealnych narzędzi do wszystkiego, a bardziej idei, by mieć środowisko, narzędzie pracy, które sprawnie ze sobą łączy dedykowane rozwiązania, dając solidną bazę, a do tego ClickUp zapowiada się wybornie.

Tworzenie dokumentacji, zagnieżdżanie w strukturze, genialny edytor, który pozwala zamienić suche ochłapy tekstu w materiał, który staje się atrakcyjny dla oka, centralne repozytoria plików, czy ogromne możliwości konfigurowania tego, jak taski mają wyglądać i działać, to coś, co budzi mój optymizm.

Na razie na wersji darmowej buduje MVP, by przekonać się, że to narzędzie sprosta wszystkim naszym, niewygórowanym wymaganiom, ale jestem bardzo optymistycznie nastawiony i chętnie porzucę Trello, Monday i dodatkowe narzędzia, z których korzystamy, by mieć całość w jednym miejscu.

Chętnie poznam także Wasze doświadczenia z ClickUp, jeśli takie macie, zapraszam gorąco do podzielenia się opinią w komentarzach.

10 najciekawszych nowych logo 2022 roku