Co zamiast TO-DO listy? Czyli Trello najgorsze i najlepsze zarazem | DailyWeb.pl - codziennie o sieci

Co zamiast TO-DO listy? Czyli Trello najgorsze i najlepsze zarazem

Opublikowano 3 lata temu - 3


Przez bardzo długi czas, przy organizacji codziennych zadań wystarczało mi zakodowanie informacji w głowie. To jednak jak wiecie często było mało wydajne czy też efektywne. O ile raczej nie zdarzało mi się o czymś zapomnieć, o tyle nadawanie priorytetów czy przestrzeganie terminów było... dość trudne. Oczywiście to były czasy zamierzchłe, które sygnowane są pieczątką: pierwsza praca. Potem ze względów komfortu, zacząłem korzystać z tzw. TO DO list, czyli tłumacząc z list zadań. Narzędzie bardzo wygodne i komfortowe, którego głównym zadaniem było: pamiętać o realizacji zadań.

Przez długi czas korzystałem z różnych narzędzie tego typu, ostatecznie zatrzymałem się na Any.DO. Świetnej aplikacji do zapamiętywanie rzeczy, które należy zrobić. Ogromną zaletą tej aplikacji jest możliwość ustawienia chociażby terminów realizacji. Jeśli dorzucimy do tego, aplikację siostrę o nazwie Cal, to mamy rozwiązanie niemal idealne. Cal to kalendarz, który pięknie integruje się zarówno z Any.DO, gdzie możemy dodawać zadania do terminów, ale także z kalendarzem Google, co czyni taki zestaw naprawdę funkcjonalnym rozwiązaniem.

Z tego rozwiązania korzystałem dość długo, jednak w pewnym momencie postanowiłem poszukać czegoś innego, gdyż przestało ono spełniać swoją rolę. Zadania które realizuje mają więcej stanów niż pojawienie się na liście i odznaczenie ich jako zrealizowanych. Uświadomiłem sobie to, kiedy produkcyjnie zobaczyłem wykorzystanie wirtualnej tablicy kanbana (w osobnym wpisie wyjaśnienie z detalami: Wirtualna tablica kanbana).

Kanban opracowano i wdrożono po raz pierwszy w latach ’50 ubiegłego wieku jako element systemu produkcyjnego w zakładach Toyoty. Słowo „kanban” pochodzi z języka japońskiego, „kan” to „widoczny”, natomiast „ban” oznacza kartkę papieru. Nazwa ta dobrze oddane charakterystykę tego rozwiązania. Termin „Kanban” oznaczał w systemie produkcyjnym Toyoty plastikową lub papierową kartę pełniącą rolę zlecenia produkcyjnego.

Cóż to w praktyce oznacza? Otóż tworzymy tablice z poszczególnymi stanami realizacji. Każda kolumna tabelki, to kolejny cykl życia naszego zadania od samego początku do końca, czyli jego realizacji. Jej budowa w zasadzie zależy od tego jak nasze zadania są realizowane. Moja składa się z 5 kolumn, począwszy od worka wszystkich zadań, które należy zrobić (ot forma wishlisty), idąc dalej przez listę tych aktualnych do zrobienia, zadań realizowanych, poprzez wstrzymane i zrealizowane. Rozwiązanie o tyle fajne, że przesuwając wszystkie zadania od lewej do prawej strony, panujemy nad tym nad czym pracujemy.

Jeśli do całości dorzucimy priorytety, to już właściwie jest szczęście absolutne. Przykładowa tablica kanbana dla procesu wytwarzania oprogramowania może wyglądać mniej więcej tak:

kanban
zdj.: Karol Zieliński

 

Jeśli temat wydaje się być dla Was interesujący i chcecie poznać bardziej specyfikę tego aspektu zarządzania zadaniami, to odsyłam do świetnej prezentacji przygotowanej przez Karola Zielińskiego, która prezentuje się następująco:

 

 

Po zapoznaniu się ze sposobem wykorzystania wspomnianego rozwiązania, postanowiłem odnaleźć narzędzie, które mi pomoże w prowadzeniu takiej tablicy. Naturalnie przyszło rozwiązanie o którym słyszałem już wcześniej i które także powinno być Wam doskonale znane: Trello. Rozpocząłem prace w niewielkim zespole przy wykorzystaniu tego narzędzia, tworząc sobie listę zadań w oparciu o ideę tablicy kanbana, jednak nie do końca byłem zadowolony. Otóż samo narzędzie służy bardziej do stworzenia listy zadań, co oczywiście umożliwia stworzenie wspomnianej tablicy, jednak nie wspiera jej funkcjonalnie. Otóż brakowało mi nieco bardziej złożonych funkcjonalności, typu nadawanie priorytetów dla zadań (są etykiety, które nie do końca rozwiazują problem). Brakuje mi także możliwości przesuwania zadań między tablicami z ich zatwierdzanie przez nowego właściciela, sprawdzeniem terminów dostępności etc.). Oczywiście są to rozwiązania nieco bardziej złożone, ale zwyczajnie mi ich brakuje.

Sprawdziłem rozwiązania dedykowane do prowadzenia wirtualnej tablicy kanbana. Okazuje się, że na polskim rynku jest tylko jedno rozwiązanie (które nie do końca jest funkcjonalne). Jeśli chodzi o zagraniczne rozwiązania, zdołałem rzucić okiem na Kanbanize, które jest niestety płatne, zaś Kanban Flow nie do końca odpowiada mi stylistycznie i funkcjonalnie (nie rozwiązuje wspomnianych problemów). W związku z takim obrotem sytuacji wróciłem do Trello, które pomimo swoich braków, na tle sprawdzonych rozwiązań wydaje się być najlepsze i w pełni darmowe. Oczywiście zdaje sobie sprawę, że moja wymagania mogą odbiegać od samej idei tablicy kanbana, ale może są gotowe rozwiązania w sieci?

Rozważam przejście na wersję fizyczną z wykorzystaniem tablicy korkowej, muszę jednak sprawdzić jak się sprawa będzie miała przy pracy w niewielkim zespole. A jakie Wy macie doświadczenia? Czy macie rozwiązania idealnie pozwalające kontrolować i monitorować zadania na własne potrzeby lub w niewielkim zespole?